La Red del Éxito: Gestión de Interesados y Matriz RACI para una Colaboración Efectiva
- Elizabeth Lugo
- 7 ago
- 3 Min. de lectura
En nuestra entrada anterior, pusimos cara y función a los roles clave del equipo BIM. Ya conocemos al director de la Orquesta (BIM Manager), al Enlace Táctico (BIM Coordinator) y a los Creadores (BIM Modelers). Pero tener a los jugadores en el campo no es suficiente; necesitan saber exactamente qué se espera de ellos en cada jugada y quién más está involucrado en el partido.
Cuando las responsabilidades son ambiguas, nacen los problemas más comunes de un proyecto: "Pensé que tú lo harías", "Nadie me consultó sobre ese cambio", "No sabía que debía reportarte eso". Estas frases tan comunes son síntomas de una mala gestión de la comunicación y las responsabilidades.
Hoy vamos a hablar de las herramientas que transforman esa ambigüedad en claridad. Exploraremos cómo identificar a todos los involucrados en nuestro proyecto y cómo usar una herramienta muy importante para asignar tareas y responsabilidades: la Matriz RACI.
Paso 1: Mapeando el Universo del Proyecto – La Gestión de Interesados
Antes de asignar tareas, debemos saber a quién. Un interesado (stakeholder) es cualquier persona, grupo u organización que pueda afectar, ser afectado o percibirse a sí mismo como afectado por una decisión, actividad o resultado del proyecto. Y no, no es solo el equipo BIM.
Interesados Principales: Son aquellos directamente involucrados y con gran influencia (cliente, project manager, equipo de diseño principal, constructora).
Interesados Secundarios: Aquellos indirectamente afectados (proveedores, autoridades regulatorias, departamentos internos de la empresa, etc.).
Una herramienta simple pero eficaz para clasificarlos es la Matriz de Poder o Matriz de Interés, que nos ayuda a decidir cómo comunicarnos con cada grupo:
Alto Poder / Alto Interés (Gestionar de Cerca): Nuestros actores clave. Debemos involucrarlos y satisfacerlos plenamente.
Alto Poder / Bajo Interés (Mantener Satisfechos): No necesitan los detalles del día a día, pero sí que sus requerimientos se cumplan.
Bajo Poder / Alto Interés (Mantener Informados): Debemos comunicarles adecuadamente para evitar problemas.
Bajo Poder / Bajo Interés (Monitorear): Requieren un esfuerzo mínimo de comunicación.
Identificar y entender a todos los interesados es el primer paso para construir una red de comunicación sólida.
Paso 2: Definiendo Quién Hace Qué – La Magia de la Matriz RACI
Una vez que conocemos a todos los jugadores, la Matriz RACI es nuestra mejor aliada para definir responsabilidades de forma clara y visual. RACI es un acrónimo de cuatro roles clave ante cualquier tarea o entregable:
R - Responsable (Responsible): Es la persona que hace el trabajo. Es el ejecutor de la tarea. Puede haber varios "R" en una misma actividad.
A - Aprobador (Accountable): Es el dueño final de la tarea. La persona que rinde cuentas por el resultado y tiene la autoridad para decir "esto está aprobado". Regla de oro: solo puede haber un "A" por tarea para evitar confusiones.
C - Consultado (Consulted): Es el experto al que se le pide opinión o consejo antes de tomar una decisión o ejecutar la tarea. La comunicación es bidireccional y puede haber más de una.
I - Informado (Informed): Es la persona a la que se le mantiene al día sobre el progreso o el resultado de la tarea después de que se ha realizado. No interviene activamente en la realización de la tarea. La comunicación es unidireccional.
Veamos un ejemplo práctico en un proyecto BIM. La tarea es: la aprobación del Modelo Estructural en un LOD 300
Project Manager | Ing. Estructural Principal | BIM Coordinator | BIM Modeler (Estructuras) | Arquitecto | |
Rol RACI | I | A | C | R | C |
En este ejemplo, queda perfectamente claro que:
El Modelador es el Responsable de preparar el modelo.
El Ingeniero Principal es el único Aprobador final.
El Coordinator y el Arquitecto deben ser Consultados durante el proceso.
El Project Manager debe ser Informado del resultado final.
La Claridad es la Mejor Herramienta de Colaboración
Herramientas como el análisis de interesados y la matriz RACI no son burocracia innecesaria; son instrumentos de claridad. Transforman las suposiciones en acuerdos explícitos, previenen conflictos y empoderan a cada miembro del equipo al hacerles saber exactamente cuál es su rol en el éxito del proyecto.
En la gestión BIM, donde la colaboración es la piedra angular, construir esta red de responsabilidades claras es tan importante como construir un modelo preciso.
Recuerden que esta entrada es la segunda parte de nuestra mini-serie sobre el "Factor Humano en BIM". ¡Aún nos queda una entrega más!
Así que cuéntame: ¿Utilizan la matriz RACI o alguna herramienta similar en sus proyectos?, ¿Cuál es el mayor desafío que enfrentan al asignar y comunicar responsabilidades en sus equipos?, ¿Qué "confusión de roles" les ha causado más problemas en sus proyectos?
Comentarios